工管理論:80/20定理

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Pareto_principle

有時我們會見到一些人由朝做到晚都不能完成工作,有些人卻能將工作安排得井井有條,就希望知道有甚麼方法。

尤其是現代很多工種都不是工廠式流水作業,而是要做一大堆不同性質的事情,如果效率不足,就會出現工作積壓的問題。

有些人會用OT或者放假返工做來解決,好聽就是工作投入,難聽就是做事沒有效率。

筆者就希望在這裏分享一些工作的小經驗,看大家能否幫助大家,首先要講的是「80/20定理」:

http://wiki.mbalib.com/zh-tw/80/20%E6%B3%95%E5%88%99

80/20法則(The 80/20 Rule),又稱為帕累托法則、帕累托定律、最省力法則或不平衡原則、猶太法則。此法則是由約瑟夫·朱蘭(Joseph M. Juran)根據維爾弗雷多·帕累托本人當年對義大利20%的人口擁有80%的財產的觀察而推論出來的。

80/20的法則認為:原因和結果、投入和產出、努力和報酬之間本來存在著無法解釋的不平衡。一般來說,投入和努力可以分為兩種不同的類型:

多數,它們只能造成少許的影響;
少數,它們造成主要的、重大的影響。

一般情形下,產出或報酬是由少數的原因、投入和努力所產生的。原因與結果、投入與產出、努力與報酬之間的關係往往是不平衡的。若以數學方式測量這個不平衡,得到的基準線是一個80/20關係;結果、產出或報酬的80%取決於20%的原因、投入或努力。

80/20關係提供了一個較好的基準。一個典型的模式表明,80%的產出源自20%的投入;80%的結論源自20%的起因;80%的收穫源自20%的努力。

鼓勵特殊表現,而非贊美全面的平均努力;
尋求捷徑,而非全程參與;
選擇性尋找,而非巨細無遺的觀察;
在幾件事情上追求卓越,不必事事都有好表現;
從生活的深層去探索,找出那些關鍵的20%,以達到80%的好處;

在這裏,筆者已經用了80/20定理:將網站的內容的20%濃縮出來,而能夠表達到80%的含義。
傳統的教育告訴我們,要做好事情,就必需全程投入,將自己的時間和精力盡量放在事情上,即是所謂「盡善盡美」。
筆者並不是說這樣不對,而是要指出事情的另一面:如果每件事情都要用100%精力去做,能夠做到出來的數量必定會少。
比如,考試有三張卷,你將時間放晒在其中一張,可能這一張卷會拿滿分,但整體上會不及格。
就好像做文職,用大量時間來寫信和覆e-mail,結果就是其他事情就會做不好。
尤其是當工作分為大量的小件(task)時,如果某些task用了過多時間,其他task就有機會做得不好,甚至會有些task完全做不到。

8020

以筆者的經驗,可以按照這些小貼士去做:

1. 先用一張紙,寫出要完成的task
2. 將最重要的20%和最不重要的20%圈出來
3. 一開始先解決最重要的20%,用一半的時間做
4. 中間的60%,用一半的時間做
5. 還有時間剩的,才去做最不重要的20%,或者將之放到下一個工作天做

筆者叫這是「限米煮限飯」的方法,好處是確保最重要的事情得到較大的關注,而放過最不重要的事情,對大局其實沒有多大影響。
反而一些人總是要訂定「自己」的標準,不達到就不去做其他事,反而會顧此失彼。

下一篇筆者會講「逐個擊破」工作法。

 

作者網誌:http://tokuhon.blog
電郵:tokuhon@gmail.com

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業餘投資者,自2002年起在網上連載投資相關文章,著有多本投資及置業類書籍,以數據分析為本,從小業主的觀點,與大家一起透視樓市。 網誌:http://tokuhon.blog

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