溝通技巧:如何選揀有效的溝通模式

Ad

溝通,當然越充足越好,然而現今商業世界人人都忙,如何有效率(時間)及效益(質量)地溝通又成為一個大課題了。

以效率計,可以簡單的以數字作估量。

例如,筆者便曾有下屬在處理簡單的溝通工作時,「貪方便」使用MSN/Whastsapp 一類通訊軟件,結果事後發覺45 分鐘斷斷續續的對話,其實以電話計5 分鐘已可處理掉,效率之低相當明顯。

又有案例是email極端愛好者,所有溝通工作都建基於電子郵件,意圖一切都有白字黑字,可以預期這類人仕每天都需要花一半時間回覆郵件,真正夠處理工作的時間並不多。

筆者的經驗是將溝通工作分類,再用不用的方法混合處理:

1. 較為私人的問候及溫提(例如陣間要開會,lunch 去邊度食之類),使用whatsapp/skype 便是較恰當,接收者不會有壓迫感。

2. 面對一般同事及工務處理,盡量使用電話,快及直接,如果搵客怕客唔得閒或唐突,用郵件約個時間傾便可以了。

3. 郵件適合作為minutes 把電話/會面的重點紀錄,及方便追查進度,而當與對方關係疏離時,使用郵件亦會讓人有空間選擇,不會有唐突之感。

4. 一大班人的會議,就盡量避免長篇大論的郵件,幾艱苦都好都要約個30分鐘會,準備足夠下招來招往,效益會高到你唔信。

5. 重大議題如上司對下屬的review,以及對一些敏感生意課題,就幾乎必須要面談了。30 分鐘的coffee break,效果是 100 個電郵 + 電話都及不的。

能夠做到這樣,就能夠使不同的溝通方法達到極致,用最少的時間/氣力,做到最大的溝通效果。

whatsappskype

 

%d bloggers like this: