職場點滴:電子化處理文件

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前文講述怎樣處理紙張文件,本篇講怎樣應用電子化的工作處理方法。

1. 電郵/雲儲存

最簡單的處理方法,當然是 e-mail,特別是 gmail,有很強的搜尋(search)功能,只要在 gmail 上打 keyword,就可以找到想找的電郵。

而 gmail 最特別的功能,是可以將一連串的來往電郵串成一個 click,比如筆者向不同的網站發稿,每一次都使用對上一次的 email 投稿,那麼所有的原稿都可以在同一串電郵內出現,筆者每次投稿時都會寫清楚稿件標題,就很容易找到原稿。

而每次滿100個回覆,gmail 就會另外開一個新串,避免 search 出來要搵一大餐。

那麼同理,一張張文件格式化為電子檔案,然後每一件事開一個電郵(如:產品計劃書、新書計劃之類),就可以用 gmail 來管理文件。當然,現在用雲儲存也可以達到相近的效果。

 

2. 電子化檔案

除了電郵,以及 office 文件(word, excel, powerpoint)之外,還有很多紙張文件沒有電子化,那麼用何種格式最好呢?

筆者建議用的格式是 pdf,因為在手提電話也可以過 pdf reader 看到,而且不會出現 office 文在不同 device 出現格式混亂的情況。

問題是:怎樣將文件快速變為 pdf?筆者公司的影印機就可以當作 pdf scanner 使用,可以將成疊的文件變為 pdf 格式。

公司沒有的話,可以使用一般的 scanner,甚至沒有 scan 軟件也不怕,可以用微軟小畫家(MS Paint)都有 scanner 控制功能。

再配合 pdf 軟件,就可以將各種軟件格式變為 pdf:

http://www.adobe.com/hk_zh/products/acrobat/convert-jpeg-scan-ocr-to-pdf.html

至於要處理大量文件格式化,就要落多點本錢,比如筆者就使用Microtek Scanmaker 5950,可以成疊文件那樣scan。

scanmaker5950

 

這樣,就可以隨時隨地,用電腦、平板,甚至手機處理文件。

 

作者網誌:http://blog.tokuhon.org

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業餘投資者,自2002年起在網上連載投資相關文章,著有多本投資及置業類書籍,以數據分析為本,從小業主的觀點,與大家一起透視樓市。 網誌:http://tokuhon.blog
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