管理實務:從婚禮籌備看項目管理(project mangement)

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婚禮籌備

 

消委會公佈,在2013年首11個月,收到證婚及婚禮統籌服務的投訴有25宗,較2012年同期的10宗增加150%。這數字可能只屬冰山一角,部份新人可能在婚禮完成後對不愉快經驗不欲作出追究。(詳情請參閱最新一期(一月份)的《選擇》月刊)。

婚姻大事雖然可以親力親為,但一些人為著有一個難忘的婚禮,就希望委託專業的服務公司代為籌備,相信大多數的公司都有一定的水準,但同時亦難免會有錯漏。對於想自行籌備的婚禮的朋友,又有甚麼需要注意呢?

從管理的角度,婚禮統籌是一種典型的「項目管理」(project management),即是自己作為管理者,去統籌其他不同的人進行一個工程組合。就如同一個建築地盤,並不是所有工人都是建築公司聘請的,一定是涉及很多第三者(third party),比如材料供應商、分判商、專業人仕、外判工人等。同樣道理,無論是否使用婚禮統籌服務都好,一樣要面對未必可以完全控制的風險。

首先就是決定項目的規模(scale),套用在婚禮之上,就是大搞、中搞、還是旅行結婚就算了。因為這涉及究竟怎樣行禮,在大會堂簽個名,還是要用證婚服務,甚至要book個教堂大搞。然後將整個項目,分為較細的工作(tasks),分成最核心(core task)不可以取代,以及一些次要的工作。

無論大搞中搞,都會涉及婚宴酒席,由於一圍酒隨時過萬,即使有人情補貼,也將會是總成本的一大部份,所以就是核心工作(core task)。最核心當然是擺平女方及外家,以便決定預算(budget)同場地(venue)。因為擺平女方及外家,已經將風險降低了一半,而場地好另外的三成的風險都在控制之內。

反而,有些人就將精力消耗在非核心工作上,例如送甚麼檯面小禮物、backdrop要用甚麼顏色,反而唔去同律師夾下自己個名點讀,事後再叫律師再錄影都於事無補,唔通走去配音或者改身份證個名咩!

對於核心工作,要進行深挖,務求細節層面也不會出錯,比如賓客並不是隨便請,可以分為三類:

category 1,就是親戚及最最最好友,係要花最多時間
category 2,就是常接觸,但未必真係勁frd,如partner、同事,呢個category 就應該靠兄弟或那個group的key opinion leader 去幫你管你管理
category 3, 就真係啲好邊緣的,應該有咁少得咁少,因為根本對婚禮沒有積極意義,咁就可以避免類似「五百蚊人情」事件的發生

但一般人又係係category 2 & 3 花大量時間。

又放回在項目管理上,對於最重要的核心工作要深挖,有餘力才去顧及枝節,這樣整體的工作質素,也會八八九九成事了!

P.S. 順帶一提,雖然電視劇同電影經常出現在教堂結婚的場面,但是教堂並不是片場,強如首富個仔,都要女家同教堂相熟才可以安排,所以教徒又想行教堂禮,要預早很久和教堂聯絡,一些古色古香的教堂,如果不是當區的教徒,最好就諗少樣吧!

教堂

 

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