職場點滴:怎樣處理紙張文件

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去年南方都市報訪問李嘉誠先生,當中有講李先生的桌面上一張紙都沒有:

李嘉誠的桌面

 

大老闆有秘書代為處理文件,但小秘書又怎樣處理文件呢?她們有專業的秘書訓練,當然難不到她們,但是由於電郵普及,沒有幾多人會有秘書可用,甚至一名部門主管,都可能要親自處理文件,總不成下下都是:「阿邊個邊個,拿份甚麼甚麼文件來!」

有名日本人名叫吉越浩一郎,他將在德國公司美利達(Melitta)時學到的文件整理方法,名為「美利達式資料文件整理術」。

1. 統一使用A4紙
2. 重要文件和電郵要列印出來
3. 完成的工作放入文件夾歸檔,整合所有資料
4. 以「完成時間」為基準
5. 除必要保存的資料外,其餘文件在完成後銷毀

怎樣處理紙張文件01

如果只是做filing,這套方法便平平無奇,但重點在於,怎樣用文件來管理工作進度:

1. 以「完成時間」(dealine)為基準,排列文檔

2. 每天順序檢查文件的進度,最急的(urgent)的先處理,並且要更新文件次序,以及新增的文檔

3. 將所有文件由頭到尾處理一次,即表示當天的工作完

怎樣處理紙張文件02

這樣,工作的進度就盛載在文檔中,而每次有新的改動或進展,都在文檔上注明。香港也有一些類似的文具,只要加上日期label即可使用。經過這樣的規劃,urgent事項的出現將會大減,因為很多事情在未成為uregent之前就已經解決了。

吊掛紙質文件整理夾

下篇會講怎樣應用電子化的工作處理方法

 

延伸閱讀:《超強情報整理術》吉越浩一郎

超強情報整理術

 

作者網誌:http://blog.tokuhon.org

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業餘投資者,自2002年起在網上連載投資相關文章,著有多本投資及置業類書籍,以數據分析為本,從小業主的觀點,與大家一起透視樓市。 網誌:http://tokuhon.blog
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