工管理論:逐個擊破工作法:「艾森豪威爾舉陣」

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有時多野做起上黎,真係好似李小龍咁,一個打二十個(去片)。

 

上次講「逐個擊破」工作法,就係針對工作上有很多瑣碎事的崗位而設。
大家多數都聽過,故美國總統艾森豪威爾,身為一個的總統,總是有很多會要開,有很多事要做。
他就發明了一個處理事情的方法,名叫「艾森豪威爾舉陣」(Eisenhower Matrix)。

所有種類的工作,按重要性和緊急性,分為四類:
1. 又緊急又重要:要用救火的態度處理,即時處理
2. 不緊急但重要:策略性的計劃,逐步計劃
3. 緊急但不重要:日常的滋擾和麻煩,交比人做
4. 不緊急不重要:無謂野,掃埋一邊

在網上有很多類似的圖解,以下是三個比較代表性的:

EisenhowerMatrix01

 

EisenhowerMatrix02

 

EisenhowerMatrix03

 

第三張最有意思:成功和平庸的最大分別,就是將資源和時間分配在不同種類的工作。

對於「又緊急又重要」的救火事情,大家分別不大;對於「無謂野」,雖然>1%和2-3%在數值上分別不大,但是其差別是以倍計的,即是成功的組織不願花多於1%的時間,但是平庸的組織卻會用多三四倍的時間。
不過更大的分別在於,成功的組織將工作的主力放在計劃,而平庸的就將精力花在緊急,但重要性不大的事情。為甚麼會這樣?
其實如果工作有長期的規劃,很多原本很緊急的事情,會變得不緊急,比如做admin訂文具,如果一早做stock keeping及管理好文具的使用,根本就不會出現急著訂文具的情況。

所謂「緊急」,就是一種時間不足的現象,比如一件工作原本要三天完成,現在要兩天後交貨,要不是調撥更多的額外投入,就是工作質素降低,這兩種都不是理想的情況。
相信大家都可以明白到,工作計劃怎樣可以降低工作的投入和時間,以及提高工作的表現,可是作為一個短期的措施,真的一檯都是工作,一個打廿個,又怎樣應付呢?
這就是筆者所指的「逐個擊破」工作法:

1. 先列出眼前需要做的工作(即只是urgent的工作),not urgent的全部放在一邊
2. 將工作以「自己能夠處理」、「要和別人合作」、「交給別人」分類
3. 不是按重要性,而是按所需時間排序

首先要處理的,是「要和別人合作」,因為要對方得,自己又得,是最難就的。
然後就是「交給別人」的事,要盡早分派,給對方更多的時間。
餘下的時間再做「自己能夠處理」的事,先做最短時間能處理的,每完成一件,手頭的工作數目會快速減少。
到最終,只是剩下要花最多時間的工作,就可以集中火力來處理。

這樣雖然只是權宜之計,但這是「清檯面」最有效的方法。當然,最終都要用艾森豪威爾舉陣,對工作做出長遠規劃。

 

作者網誌:http://blog.tokuhon.org

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業餘投資者,自2002年起在網上連載投資相關文章,著有多本投資及置業類書籍,以數據分析為本,從小業主的觀點,與大家一起透視樓市。 網誌:http://tokuhon.blog
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